Isännöinnin tehtäväluettelo

1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

1.1. Kokoukset

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• hallituksen kokouksiin ja yhtiöjärjestyksen mukaisiin yhtiökokouksiin liittyvät seuraavat tehtävät:
  • kokousasioiden valmistelu
  • kokouskutsun toimittaminen
  • päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen
  • pöytäkirjan laatiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• kokouksiin osallistuminen
• muut kokoukset: kokouksiin osallistuminen, kokousasioiden valmistelu
• muut kokoukset, ylimääräiset yhtiökokoukset
• muut asukasdemokratian mukaiset kokoukset
• rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset)
• muut kokoukset (esim. talotoimikunta)

1.2. Kiinteistön sopimusasiat
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten valmistelu ja valvominen
• (kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, ks. kohta 3.2.)

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen yhteydessä
• sopimusriitojen hoitaminen
• mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen (esim. oikeudenkäynnit)

1.3. Turvallisuus- ja vakuutusasiat

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
• virallisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym.)
• vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen
• sopimusten valvonta (esim. vakuudet)
• häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden (häätö, hallintaanotto) käynnistäminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
• väestönsuojelutarvikkeiden hankinta ja henkilövalinnoista huolehtiminen
• pelastussuunnitelman laatiminen
• vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien muiden toimenpiteiden hoitaminen

1.4. Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät asiat

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• työsuhde-erimielisyyksissä neuvottelujen käynnistäminen
• työsuhde-erimielisyyksissä mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen (esim. oikeudenkäynnit)

1.5. Ilmoitusvelvollisuudet
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten laatiminen ja jättäminen
• tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten tekeminen
• henkilötietolain mukaisten rekisteriselosteiden laatiminen
• osakas – ja asukastiedotteiden laatiminen
• vero-, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko, ks. kohta 2.3.

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• asuntorahastolle tehtävien ilmoitusten teko
• palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajayhteisöön
• työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko

1.6. Muut hallinnolliset tehtävät
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• asiakirjojen ja arvopapereiden säilyttämisestä huolehtiminen
• osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät
• lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet
• todistuksen kirjoittaminen osakekirjaan osakeluettelon merkitsemisestä
• kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
• panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen
• panttikirjojen hakeminen
• kiinteistön muodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen
• rasitesopimusten laatiminen
• aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille
• yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muutosilmoitusten teko kaupparekisteriin
• vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen

2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT

2.1. Talous-, vero- ja toimintasuunnittelu
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta
• talousarvion laadinta sekä tulojen että menojen osalta, talousarvion seuranta ja raportointi hallitukselle
• ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito

2.2. Rahaliikenne
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• laskujen hyväksyminen ja maksaminen
• lainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen
• lainan nostaminen
• vastike-, vuokra- ja käyttökorvausten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen
• pääomavastikkeiden määrittäminen
• palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen
• arvonlisäveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa arvonlisäverollinen
• energian arvonlisäverolaskelman laadinta arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• erillislaskelma lainaosuuden suorittamista varten
• lunastushintalaskelman laatiminen (arava, hitas)
• maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen
• huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus
• erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskuttaminen

2.3. Kirjanpito ja tilinpäätös

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• kirjanpidon hoito
• tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen
• välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta
• tilintarkastuksen tai toiminnantarkastuksen järjestäminen
• viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen
• verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen
• vuokra- ja vastikekirjanpito

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• useampien välitilinpäätösten laatiminen

3. KIINTEISTÖN TEKNISEN JA TOIMINNALLISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

3.1. Ylläpitotaso ja huoltokirja
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa
• huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• taloyhtiön strategian laatiminen
• huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen

3.2. Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen
• kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen
• erikoislaitehuoltojen järjestäminen
• kulutustavoitteiden asettaminen
• tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
• huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen
• kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja hoitotöihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen
• kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen
• kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta
• kulutusseuranta
• huoneistokohtaisten alamittareiden luenta
• talkoojärjestelyjen hoitaminen ja tarvikkeiden hankkiminen

3.3. Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito (vuosikorjausluonteiset tehtävät)
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen
• kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen
• kuntotodistuksen teettäminen
• energiatodistuksen vuosittainen päivittäminen ja antaminen
• vuosikorjausten teettäminen
• kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
• yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi
• kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
• tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen
• kunnossapitosuunnitelman laatiminen
• korjausohjelman laatiminen
• ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen

3.4. Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyöt
 
KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen
• muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksiantaminen toiselle osakkaalle

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• tarkastukset ja katselmukset
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai teettäminen
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen

3.5. Yhtiön korjaus- ja perusparannushankkeet
 
ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA

Laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa.

Seuraavassa luetelluista tehtävistä sovitaan yleensä erikseen projektinjohtopalkkio tai muu vastaava, jolloin noudatetaan sopimusta, ja vain sopimuksen puuttuessa alla olevaa listausta.

Koko hanketta koskevat tehtävät

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen
• ilmoittaminen osakkaalle ja asukkaalle yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä
• hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen
• korjaushankkeeseen liittyvien asiakirjojen arkistointi

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• työnaikaisesta hankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta huolehtiminen (ellei vastuutettu urakoitsijalle)

Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• teknisten selvitysten teettäminen
• tavoitteiden asettamiseen osallistuminen
• hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen

Suunnitelmien laatiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• konsulttien kilpailuttaminen
• tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
• konsulttisopimusten laatiminen
• suunnittelukokouksiin osallistuminen

Urakkakilpailu ja -sopimukset

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite)
• tarjousten pyytäminen ja vertailu
• urakkaneuvotteluihin osallistuminen
• urakkasopimuksen laatiminen

Työn toteutus ja valvonta

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• maksuerien hyväksyminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT:

• työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT:

• takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen
• vakuuksien seuranta
• 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• vastaanottotarkastuksiin ja takuutarkastuksiin sekä niihin liittyviin katselmuskierroksiin osallistuminen
• taloudellisen loppuselvityksen laatiminen

Erilliskorvaukseen oikeuttavien tehtävien lisäksi isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten kopiointi-, skannaus-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, tilisiirto- ym. maksuista, toimistotarvikkeista ja atk-paperista. Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia.